物業(yè)合同管理制度是物業(yè)管理企業(yè)日常運營的重要組成部分，旨在規(guī)范物業(yè)管理和維護服務，確保業(yè)主和物業(yè)公司的權益得到有效保障。主要內容包括：
1. 合同簽訂流程與審批：規(guī)定合同的起草、審查、談判和簽署過程。
2. 合同內容標準：明確合同應包含的基本條款，如服務范圍、費用、期限、違約責任等。
3. 合同履行與監(jiān)督：規(guī)定合同執(zhí)行的監(jiān)控機制，包括服務質量和費用支付的管理。
4. 合同變更與解除：設定合同修改、終止的條件和程序。
5. 爭議解決機制：設立處理合同糾紛的方式和流程。
6. 法律法規(guī)遵守：強調遵守相關法律法規(guī)，保證合同的合法性。
7. 保密與檔案管理：對合同資料的保存和保密進行規(guī)定。
包括哪些方面
物業(yè)合同管理制度涵蓋了以下幾個關鍵方面：
1. 合同前期準備：包括市場調研、合同模板制定、風險評估等。
2. 合同簽訂階段：涉及雙方協(xié)商、合同條款確認、合同簽署和備案。
3. 合同執(zhí)行階段：包括服務質量監(jiān)控、費用結算、問題解決等。
4. 合同后期管理：涵蓋合同續(xù)簽、終止、變更等后續(xù)事宜。
5. 法律與合規(guī)：確保合同符合國家法律法規(guī)，規(guī)避法律風險。
6. 員工培訓：對員工進行合同知識的培訓和教育，提升合同管理水平。
重要性
物業(yè)合同管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 維護雙方權益：清晰的合同條款有助于保護物業(yè)公司和業(yè)主的合法權益。
2. 避免糾紛：通過規(guī)范流程，減少因合同不明導致的糾紛。
3. 提升服務質量：通過監(jiān)督和評估，推動物業(yè)公司不斷提升服務品質。
4. 保障企業(yè)形象：良好的合同管理能體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和誠信度。
5. 遵守法規(guī)：避免因合同違規(guī)帶來的法律責任，保障企業(yè)的合法經營。
方案
為建立健全物業(yè)合同管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細的操作手冊：明確每個環(huán)節(jié)的職責、流程和標準。
2. 強化合同審核：設立專門的合同審核部門，確保合同內容的完整性和合法性。
3. 定期評估與更新：根據業(yè)務變化和法律法規(guī)更新，定期修訂和完善合同管理制度。
4. 加強培訓：定期對員工進行合同管理培訓，提高全員合同意識。
5. 實施信息化管理：利用信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的電子化存儲、檢索和管理，提高效率。
6. 設立應急機制：針對可能出現(xiàn)的合同問題，預先制定應對策略，降低風險。
通過上述方案，物業(yè)合同管理制度將更加完善，為物業(yè)管理的高效運作提供有力保障。
物業(yè)合同管理制度范文
第1篇 物業(yè)合同管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風險,規(guī)范公司及各部門的合同管理。
2.范圍
適用于公司或公司某部門作為一方當事人的所有合同和合同管理的各個階段。
3.職責
3.1總經理辦公室是公司的合同管理部門。
3.2以公司名義簽訂的合同由總經理辦公室負責管理。
3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負責管理。
4.方法和過程控制
4.1合同的訂立
4.1.1合同的訂立應遵循以下原則:
4.1.1.1事前簽訂原則
所有合同或協(xié)議應在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應未簽合同即先行履行。
4.1.1.2合同審核原則
所有合同或協(xié)議需依照本程序相關條款所規(guī)定的程序報批,不得在合同內容未經審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標準文本或者政府有關部門制定的合同文本,且合同當事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。
4.1.2合同內容
4.1.2.1合同內容一般應包括但不限于以下條款:
a.當事人的名稱或者姓名、住所、電話;
b.標的;
c.數(shù)量;
d.質量;
e.價款或者報酬;
f.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標的轉讓(所有權、使用權或占有權轉讓)的合同,應以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結合,若對方履行義務時間較長,應盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進行評估。
g.違約責任:包括構成違約的條件、不構成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等;
h.解決爭議的方法。
4.1.2.2根據合同性質與客觀需要,合同內容還可以有保修、保密、驗收、風險、權利歸屬等條款:
a.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應有保修條款;
b.涉及知識產權(包括商業(yè)秘密)的合同,應有保密條款和權利歸屬的條款;
c.涉及標的轉讓(所有權、使用權或占有權轉讓)或成果移交的合同,應有驗收條款和風險承擔或轉移條款。
4.1.2.3合同內容應具體、確定,能明確界定各方當事人的權利、義務;客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的,應規(guī)定能明確權利、義務的依據。
4.1.3合同的草擬
4.1.3.1合同由經辦人員負責草擬,公司已制訂并實施合同標準文本的,應采用標準文本。
4.1.3.2采用合同標準文本的,經雙方協(xié)商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款,但必須履行合同報批手續(xù)。
4.1.3.3政府有關部門有強制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務,應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。
4.1.4合同的報批
4.1.4.1合同報批前,經辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件和相關資格證明。
4.1.4.2經辦人員應將草擬好的合同分別報部門經理及公司相關部門審批,各審批部門應在各自職權范圍內對合同提出書面修改意見,經辦人員根據修改意見整理出最終的合同文本。
4.1.4.3不同性質、類別和內容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,
必須經過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經理辦公室存入合同范本庫。所有涉及款項收付的合同均須有財務人員審核。
4.1.4.4各管理處可以根據實際需要,對b類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經理簽署意見后報品質部和法律人員審核,總經理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內使用。
4.1.5合同的簽署
4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結算的a類物資及其它采購合同、電梯維護保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關業(yè)務合同及其它由公司職能部門經手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務部門名義簽訂,加蓋業(yè)務部門公章。
4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經法人書面授權的業(yè)務負責人親自簽約,法人授權書須與合同一同由總經理辦公室保存。
4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經辦人員負責辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應盡量蓋合同專用章。
4.1.5.4公司合同專用章由公司總經理辦公室主任負責保管,除非公司法定代表人或者總經理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應保證公司擁有兩份原件。
4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經理簽約,如經理出差、假休原因應委托分管總經理助理簽約,不允許向下授權。
4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權形式(書面授權書)指定專人負責簽約。
4.1.5.7合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行。
4.2合同的履行
4.2.1合同訂立之后,經辦部門與經辦人員負責對合同的履行進行跟蹤;財務部負責對合同的收、付款內容進行監(jiān)督;公司其他相關部門應對合同的履行給予必要的協(xié)助。
4.2.2經辦人員應密切關注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時行使我方的權利,全面履行我方的義務,特別是對應收、應付款須及時報批結算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內容,或者對方提出變更要求的,經辦人員應及時向部門經理請示,依照合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽
訂合同或補充合同。
4.2.4合同訂立后,對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權利、義務轉讓給他人的,需由經辦人員按照合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽訂合同或補充合同。
4.2.5在合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關的爭議時,經辦人員須及時向部門經理報告并知會公司相關部門,由公司相關部門協(xié)商并請示公司領導決定依法采取何種措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同當事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關程序辦理審批手續(xù),合同當事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就,據此要求或通知或以其他方式解除合同的,經辦人員應立即報部門經理并知會公司相關部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管應遵循下列原則
4.3.1.1及時歸檔原則;
4.3.1.2完整保存原件原則;
4.3.1.4便于查找原則。
4.3.2合同保管的范圍應包括但不限于以下內容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同評審的相關記錄;
4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。
4.3.3合同保管部門
4.3.3.1公司業(yè)務部門在職權范圍內,對以本部門名義簽訂的合同原件進行保管。
4.3.3.2公司總經理辦公室負責以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進行款項結算而發(fā)生的單據由公司財務部負責保管。
4.3.3.3公司各業(yè)務部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據合同當事人和需要報批部門數(shù)目確定)。
4.3.3.4財務部可保存有付款內容的合同影印件;其它部門因業(yè)務需要,可經公司總經理辦公室主任批準保存有關合同復印件。
4.3.4合同的歸檔
4.3.4.1經辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時,按要求將有關材料提交公司總經理辦公室。
4.3.4.2與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的,經辦人員應保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。
4.3.4.3各部門合同管理員負責保管應由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均應永久保存。
4.3.5合同的使用登記
4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調閱、復印合同須向總經理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進行登記。;絕密級合同的調閱,須經總經理辦公室主任與調閱者所在部門經理簽字批準。
4.3.5.2歸還被調閱的合同時,合同管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調閱者簽字確認;如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應及時登記并向總經理辦公室主任及調閱者所在部門經理做出書面匯報。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。
4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經理辦公室負責以電子文檔形式存放,并設定訪問權限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部門應根據合同的重要性,將不同性質和內容的合同劃分適當?shù)拿芗墶?/p>
4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業(yè)務所需外,不得對外傳播(集團內各公司之間的交流除外)。
4.3.7.3合同經辦人員、合同管理員對合同的保密負責;所有有條件知悉合同內容的人員都應按密級要求對合同內容予以保密。
4.3.7.4經辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。
4.4.公司總經理辦公室可根據公司合同管理的需要,會同相關職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。
5.質量記錄表格
__wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》
第2篇 z大學物業(yè)合同檔案管理辦法
n大學物業(yè)公司合同檔案管理辦法
為進一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動合同)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室應指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。
3、需以公司名義訂立各種履約性質的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人,試用期內員工不得作承辦人。
三、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。
2、合同編號規(guī)則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:jykfb-202206-001(經營開發(fā)部2022年6月份第1號合同)
3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。
4、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監(jiān)督。
5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質的書面文件。
6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。
7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。
8、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統(tǒng)計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續(xù),以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。
11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。
12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。
13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。
四、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號不予改變。
3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續(xù)。
五、合同臺賬管理
1、凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同經辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。
備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。
2、合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。
3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。
4合同臺帳應包括以下內容:
1)、合同名稱;
2)、合同主體;
3)、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項);
4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);
5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)
6)、其他應當記載的重要內容。
5、合同臺賬應附以下資料:
1)、合同文本;
2)、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;
3)、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;
4)、補充合同、會議紀要、往來函電;
5)、其他與合同有關的重要資料。
6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。
7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、本辦法由公司辦公室負責解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
第3篇 南油物業(yè)合同管理辦法
瑞海物業(yè)合同管理辦法
為規(guī)范簽訂對外合同的相關管理工作,維護公司的整體利益,現(xiàn)將涉及合同簽訂的相關工作及程序做如下規(guī)定:
1合同簽訂的程序
1.1、起草合同。由合同涉及的部門或項目部負責起草合同內容。
1.2、合同的審核。
1.2.1將起草后的合同文本按公司《合同/協(xié)議流轉單》的程序到公司相關部門流轉,由相關部門對合同(外包方要求附有效營業(yè)執(zhí)照副本復印件并加蓋公章、及相關資質證明復印件并加蓋公章)簽署意見。然后送交律師審核。
1.2.2根據律師審核意見和相關部門意見,擬定正式合同文本。然后將律師審核意見、相關部門簽署過的《合同/協(xié)議流轉單》、相關部門修改過的合同底稿及正式合同文本一同報公司總經理、董事長審批。
1.3、合同的簽署。經公司總經理、董事長審批同意的合同先由乙方公司簽字蓋章,再由公司總經理簽字(我方為乙方時,先后順序視情況而定)。
1.4、上述程序完成后,到公司總經辦蓋章。
2、簽訂合同的管理
2.1、外包合同:要求提供外包公司有效營業(yè)執(zhí)照副本復印件并加蓋公章、及相關資質證明復印件并加蓋公章。
2.2、報總經理審批的正式合同文本中不得有空白項。
2.3、要求對方公司必須由法人或法人委托人(要求有法人委托書)簽字并有簽字日期。
2.4、總經辦應檢查合同符合上述要求后,再予以蓋章。
2.5、總經辦蓋章后,公司留存兩份正式合同(其中一份轉交公司財務部)。項目部留存一份,交給對方公司一份(正式合同的總份數(shù)取決于對方公司需留存的份數(shù),需在合同文本中注明)。
2.6、項目部對外經濟合同一律蓋公司章。特殊情況,需事先報公司領導同意后蓋項目部章。項目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。
2.7、對于有自動順延約定的合同,公司默認為順延,如解除合同,須由項目部書面通知公司。
2.8、要求項目部對外出租房屋的合同,必須收取押金、有律師審核意見,并寫明日期、費用。同時,與乙方簽訂消防安全責任書作為合同附件。
2.9、連續(xù)性合同要提前做好相應準備工作,保證在時間上連續(xù)且不重疊。
2.10、各項目部需設專人妥善管理合同。
本規(guī)定適用于公司各部門、項目部,從即日起執(zhí)行。
第4篇 物業(yè)合同協(xié)議管理程序文件
物業(yè)程序文件:合同(協(xié)議)管理程序
1.目的
規(guī)范和指引公司各部門、管理處對各種合同(協(xié)議)的訂立、變更、解除及保管,資金/采購的制定、審批流程。
2.范圍
適用于公司各部門、管理處。
3.定義
公司合同分為a、b、c兩類:
a類合同:是指為明確轄區(qū)物業(yè)管理責權力關系,與開發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會達成的書面約定。如業(yè)主公約、物業(yè)管理服務合同
b類合同:是指為獲取資源,與供方達成的業(yè)務書面約定及房產銷售租賃業(yè)務的書面約定。如清潔服務合同、工程合同、物品采購合同、銷售租賃合同。
c類合同:除a、b類以外的合同,包括公司、部門、管理處與內部班組簽訂的各種管理責任書、與政府相關部門,與職員簽訂的勞動用工合同等。
4.職責
部門/崗位工作職責
責任部門負責合同的草擬、初審及履行
品質管理部負責從品質保證進行審核
財務管理部負責對資金管理角度進行審核
辦公室負責從法律風險角度、后勤資源保障角度、人力資源管理角度進行評審及公司合同的保管
總經理、財務負責人、分管負責人、管理處經理負責權限范圍的合同審批
5.方法和過程控制
5.1 合同的訂立
5.1.1合同的訂立應遵循事先簽訂的原則,所有合同須按此程序規(guī)定通過評審、簽訂生效后方可履行。
5.1.2公司所有格式化合同須在發(fā)布生效前進行評審。評審時填寫相應的合同(協(xié)議)審批表,在公司內部網公布。
5.1.3 單項采購/服務費用在2000元以上(含2000元)需與供方簽訂合同。
5.1.4下列合同簽訂前不需評審:
a.各部門與內部班組簽訂的各種管理責任書。
b.勞動用工合同
c.與政府相關部門簽訂的格式化合同
d.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同。此類合同按相關租售業(yè)務管理規(guī)定訂立。
5.1.3 a類合同的訂立
5.1.3.1未成立業(yè)主委員會之前
5.1.3.1.1 《前期物業(yè)管理服務合同》和《業(yè)主公約》(臨時)在項目確定物業(yè)管理招投標之前,應充分與地產公司進行溝通,并收集相關資料,在確定完全領會開發(fā)商需求后,由公司法務人員草擬合同(參照國家、天津、集團示范文本)
5.1.3.1.2 在項目招投標后,在中標通知書發(fā)出后2工作日日內公司法務人員完成《前期物業(yè)管理服務合同》擬定。之后2工作日內組織召開物業(yè)公司合同評審會,根據會議討論意見或建議進行修改,報物業(yè)公司內部匯簽,一般情況下3工作日內完成匯簽工作。
5.1.3.1.3 物業(yè)公司內部匯簽后,1工作日內上報地產公司,一周內完成地產公司內部匯簽。如有修改意見,于2工作日內完成修改。
5.1.3.1.4 在完成物業(yè)公司、地產公司匯簽、修改后,立即上報集團物業(yè)管理部備案。
5.1.3.1.5《前期物業(yè)管理服務合同》和《業(yè)主公約》(臨時)整個擬定、審核、簽訂工作需約30個工作日。
5.1.3.2成立業(yè)主委員會之后
5.1.3.2.1《物業(yè)管理服務合同》在業(yè)主會成立后或原服務合同到期前,由該管理處指定人員,充分與業(yè)主委員會人員進行溝通,在完全領會業(yè)主需求后,擬定合同(參照國家、天津、集團示范文本)。
5.1.3.2.2合同上報審批流程參考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5
5.1.3.3 a類合同擬制、審核、批準權限
合同名稱擬制更改審核批準
《前期物業(yè)管理服務合同》法務人員法務人員辦公室主任/品質管理部經理/財務管理部經理 /分管負責人/財務負責人
地產總辦/銷售部/地產分管副總物業(yè)公司總經理
地產公司總經理
《業(yè)主公約》
(臨時)法務人員法務人員辦公室主任/品質管理部經理/分管負責人
地產總辦/銷售部/地產分管副總物業(yè)公司總經理
地產公司總經理
《物業(yè)管理服務合同》管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處經理/辦公室/品質管理部/財務管理部/分管領導/財務負責人
地產總辦物業(yè)公司總經理
地產分管副總
《業(yè)主公約》管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處經理/品質管理部/辦公室/分管領導物業(yè)公司總經理
5.1.4b類合同的訂立
5.1.4.1簽訂b類合同前,須對供方的主體資格、履約能力、資信、價格、風險控制及合同條款等進行評估,進行合同評審時,由經辦人所在部門、管理處填寫相應的合同(協(xié)議)審批表,后附合同草案,按審批權限報相關部門、領導審核/審批。
5.1.4.2審批權限如下:
權限
合同總金額主管經理相關職能部門分管領導財務負責人總經理
2000元以下申請審批////
2000-10000元申請審核審核審核審批/
10000元以上申請審核審核審核審核審批
備注1.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同不按照此原則審批
2.采購物品合同遵循以上審批原則,但應以公司公布的合格供應商為采購方,專業(yè)性極強物資(如電子電腦配件等)采購,應事先征得相關職能部門同意
3.資產類采購從于固定資產審批方式。
5.1.4.3審批對應明細:
合同類型職能部門審批過程審批期限審批表備注
工程合同品質管理部-辦公室相關職能部門審核不超過2個工作日/部門《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》包括工程外包、設備維修保養(yǎng)、工程改造等合同
非標準管理合同服務類品質管理部-辦公室相關職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標準管理合同(協(xié)議)審批表》包括清潔合同(外包、清掏、拓荒 等)、綠化養(yǎng)護合同
物品采購類辦公室/品質管理部-辦公室相關職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標準管理合同(協(xié)議)審批表》資金、物品采購計劃外耗材采購、電子辦公設備、固定資產類采購由辦公室、財務管理部審核
物業(yè)管理專業(yè)設備、ci標識采購由品質
管理部、財務管理部審核
經營銷售合同銷售類合同按地產公司批準價以上出售,由經營管理部批準,并抄報分管負責人、總經理。租賃類合同由經營管理部審核,報分管負責人審批,抄送總經理。每口審核不超過2個工作日《經營銷售合同(協(xié)議)審批表》
5.1.4.3審批過程傳遞要求:
5.1.4.3.1管理處/部門經理在權限內決定操作的事項,要按業(yè)務類別抄送職能專業(yè)部門、財務管理部和承辦部門的分管負責人。
5.1.4.3.2需財務負責人審批的事項,應從發(fā)起開始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員、財務管理部及總經理。
5.1.4.3.3需總經理審批的事項,應從發(fā)起開始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員及財務管理部。同時抄送總經理秘書。
5.1.4.3.4對于緊急事件的處理:可采用先行告知、獲準后實施,后期按流程補報的方式。
5.1.4.3.5財務管理部對全程進行監(jiān)控,對于超出月度計劃范圍的事項要及時提出反饋意見。
5.1.4.3.6對未按上述流程操作或未經審批先執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。
5.1.4.4審批過程時間要求:
5.1.4.4.1正常業(yè)務的審批:各審批環(huán)節(jié)應在收到郵件的2個工作日內完成批復。有疑義的事項直接回復發(fā)起人,抄送要求按5.1.4.3內容執(zhí)行。
5.1.4.4.2對于以下幾種情況時間另行約定:
5.1.4.4.3需要履行招投標程序的事項:在10個工作日內完成該環(huán)節(jié)的審批;需要市場調研、現(xiàn)場查勘核對及價格比對的事項:應在4個工作日內完成該環(huán)節(jié)的審批;需要報地產審批的事項:應在10個工作日內完成該流程的審批。
5.1.4.4.4對于未按上述要求執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。
5.2 合同的履行
5.2.1合同訂立后,經辦部門負責對合同的履行進行跟蹤;財務管理部負責對合同的收、付款內容進行監(jiān)督;其他相關部門給予必要協(xié)助。
5.2.2工程類合同在工程竣工后,必須實施驗收,申請部門填寫《工程驗收表》,工程完工后由施工單位向管理處報驗收申請,管理處先組織相關人員進行自驗,而后上報品質管理部,品質管理部在接到申請3工作日內,與施工單位、管理處完成驗收工作,驗收合格后方可報財務管理部付款。
5.2.3根據合同需要分批付款的如清潔、綠化、電梯維保等,由經辦人所在部門、管理處填寫《供方服務付款評估表》,按流程審批后,報財務管理部付款。
5.2.4當合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關的爭議時,經辦人員須及時向管理處/部門經理報告并知會公司相關部門。
5.2.5當合同須變更、中止、續(xù)簽時,責任部門應參照合同訂立程序報審,另行簽訂合同或補充合同,或按審批意見執(zhí)行。
5.3 合同的管理
5.3.1各管理處應指定專人負責合同及合同相關資料的保管,并登記在《合同登記表》上;公司合同由辦公室負責保管。
5.3.2保密合同的合同經辦人員、合同管理人員及所有有條件知悉合同內容的人員須對合同的保密負責;保密合同的查閱、復印須經保管部門第一負責人批準,并予以記錄。相關部門因業(yè)務需要經辦公室主任同意后,可保存合同復印件;財務管理部保存非格式化經營類合同的復印件。
6.質量記錄表格
tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》
tjzzwy7.2.2-z01-f2《非標準管理合同(協(xié)議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f3《經營銷售合同(協(xié)議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程驗收表》
tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款評估表》
