檔案管理規(guī)定國家標準辦法怎么寫
檔案管理是企事業(yè)單位日常運營中不可或缺的一環(huán)，它涉及到信息的安全、有效利用和長期保存。國家標準辦法對于檔案管理的規(guī)定旨在確保檔案工作的規(guī)范化和專業(yè)化。以下是對檔案管理規(guī)定的理解和探討。
一、檔案的分類與編碼
1. 檔案應根據(jù)其性質、內(nèi)容和形成部門進行科學分類，如行政文件、財務文件、技術文件等。
2. 分類后的檔案需設定統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。編碼應簡潔明了，避免冗余和混淆。
二、檔案的收集與整理
1. 所有重要業(yè)務活動產(chǎn)生的文件應及時收集，確保完整無遺漏。
2. 檔案整理需遵循時間順序，同時考慮文件的重要性和緊迫性。
三、檔案的保管與保護
1. 檔案應存放在安全、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，定期檢查存儲條件。
2. 對于電子檔案，應定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
四、檔案的利用與借閱
1. 建立健全檔案借閱制度，明確借閱權限，確保檔案信息安全。
2. 提供便捷的檢索系統(tǒng)，方便員工查詢和利用檔案。
五、檔案的鑒定與銷毀
1. 定期對檔案進行鑒定，區(qū)分其保存價值，對無保留價值的檔案進行銷毀。
2. 銷毀檔案前需嚴格審批，確保符合法律法規(guī)要求。
六、檔案的數(shù)字化與電子化
1. 鼓勵將紙質檔案轉化為電子形式，提高檔案管理效率。
2. 保證電子檔案的質量和安全性，防止數(shù)據(jù)篡改。
七、檔案的法規(guī)遵守
1. 檔案管理工作應遵守國家相關法律法規(guī)，尊重隱私權，保護知識產(chǎn)權。
2. 對涉密檔案，要嚴格執(zhí)行保密制度。
管理標準規(guī)范
在制定檔案管理規(guī)定時，需要充分考慮實際操作的可行性，兼顧規(guī)范性和靈活性，確保規(guī)定的落地執(zhí)行。
管理標準有哪些
上述內(nèi)容涵蓋了檔案的分類編碼、收集整理、保管保護、利用借閱、鑒定銷毀、數(shù)字化電子化以及法規(guī)遵守等多個方面。
注意事項
在實施過程中，注意保持檔案管理的動態(tài)適應性，及時更新管理規(guī)定以應對新的挑戰(zhàn)。加強員工培訓，提高檔案管理意識和技能。
書寫格式
書寫檔案管理規(guī)定時，應采用清晰的條列式結構，每個條款下詳細闡述具體操作步驟和要求。語言表述要準確、簡潔，避免使用模糊不清或冗長的句子。在條款間適當使用過渡性詞語，確保內(nèi)容的連貫性。注意保持內(nèi)容的原創(chuàng)性，避免重復和抄襲。
檔案管理規(guī)定國家標準辦法范文
檔案管理規(guī)定國家標準:檔案立卷管理規(guī)定
一.總則
為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據(jù)《********公司檔案分類大綱》要求,結合********公司實際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。
2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會計檔案類j基本建設類*聲像檔案類w實物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準確判定文件的保管期限,適應新技術應用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來文與復文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來文件上會生銹的金屬物,用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時正本在前,定稿在后;復文在前,來文在后。
在每頁的右下角(背頁的左下角)編頁碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規(guī)格的,要按a4紙規(guī)格進行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱,對字跡模糊的文件要進行復制。
4.3在該份文件的正文輸入計算機之前,不宜用乳膠或縫紉機來裝訂(因為會影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時間先后排列,并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號6.1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附圖1),并填寫有關欄目的內(nèi)容。
6.2檔號章的項目及填寫內(nèi)容:類別號:文書檔案的類別號為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長久”或“短期”。
年度:該份檔案實際形成的年度,以四位阿拉伯數(shù)字標公元紀年。
機構:不分機構編檔號的單位此欄可不填。
件號:以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號;同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號,件號不得重復。
6.3在每年歸檔工作結束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號后,要按照編號順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號”。
(樣式見附圖3)。
每一個檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內(nèi)文件備考表。
盒內(nèi)文件情況說明:主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見附圖4)內(nèi)容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構、期限、年度等六個基本項目;“目錄盒脊背”(格式見附圖2)項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見附圖5)內(nèi)容包括:年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說明”的內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內(nèi)設機構及主要領導人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見附圖6)應包括以下基本項目:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù),需要時還可增加其它項目,如“文件格式”。
件號:參見6.2。
責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的署名者或發(fā)文機關。
文號:文件的發(fā)文字號。
題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。
原文沒有標題的應當加擬標題,外加“[]”號;原文有標題但不能說明文件內(nèi)容的,應重擬標題,重擬標題外加“[]”號,附于原標題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號或“-”號,以四位阿拉伯數(shù)據(jù)表示公元紀年。
頁數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。
文件格式:指歸檔文件對應的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應根據(jù)實際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時,要收集對應的電子文件,對電子文件進行集中統(tǒng)一保管,并建立相應的移交電子文件簽名確認制度,以確保電子文件的真實。
9.2圖書檔案中心要采取適當措施,確保機讀目錄和電子文件的安全,要及時用光盤或磁帶機等進行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡稱中心)設計的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫服務器,中心為每個單位建立一個單獨的數(shù)據(jù)庫以確保數(shù)據(jù)的保密性。
另外中心應定期對各單位的檔案數(shù)據(jù)進行匯總。
9.4處理電子文件,應使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計算機進行全文查閱,要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。
檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫,同時會在本機的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫副本供查閱,另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。
